Varför är det då så här och hur kan du ändra på det? Några råd för ditt virtuella möte vill jag skicka med dig, det är ganska små förändringar som kan göra stor skillnad.
1) Din analys av vad och varför. Bestäm dig för och kommunicera innan vad mötet ska handla om, vad du vill uppnå och vad syftet är med mötet.
2) Planera ditt hur. Vilka metoder vill du använda för att skapa delaktighet och engagemang före, under och efter mötet. Hur vill du använda tekniken på bästa sätt, nyttja tiden rätt, vilka deltagare ska du kalla, mötesagenda tillsammans med inbjudan och kanske till och med förberedande uppgifter för deltagarna.
3) Genomförandet. Din uppstart; var ute i god tid, testa tekniken och ”äg det virtuella rummet”. Följ agendan, styr mot målet, led mötet – åk inte med.
4) Avslut. Repetera och sammanfatta; vem gör vad och när? Avsluta inte mötet innan ni har en gemensam kartbild, dokumentera.
Virtuella möten erbjuder både möjligheter och utmaningar, jag tycker att du ska:
- Testa allt innan och i rätt miljö; ljud, bild och teknik.
- Planera för vilket intryck du vill ge. Miljö, klädsel etc.
- Förbereda ”grupprum” om du skall använda sådana.
- Förbereda uppgifter/frågor som du vill ska diskuteras, gärna på Powerpoint som du enkelt kan skärmdela.
- Vara tydlig med spelreglerna för mötet. Mikrofoner på/av, kameror på/av etc.
- Om du använder ett system som är nytt för deltagarna, lägg då en stund och lär ut de viktigaste funktionerna, det skapar trygghet och ta bort fokus från ”knappologi”
- Ställa som krav att alla har kameran påslagen, åtminstone som start.
- Ha datorn/kameran högt så du inte syns underifrån, använd gärna ett ståbord och stå upp själv, ju mer som syns av dig i bild, desto tydligare blir din kommunikation.
Så, vem väljer du att bli i den gudomliga komedin? Vergilius som leder dina mötesdeltagare genom helvetet och skärselden, eller Beatrice som är ciceronen i paradiset.
Fredrik Grip
Konsultchef, Mindset
På Mindset genomför vi utbildningsinsatser utifrån organisationens och dina medarbetares behov. Hör av dig om du vill veta hur vi kan stötta din organisation eller enskilda medarbetare.
