Nyttja fördelarna med att leda projekt på distans

När James Cook 1768 på sina stela ben vinglade över landgången till sitt skepp Endeavour med projektmålet att ”find Terra Australis Incognita” eller ”unknown southern land” är det inte säkert att han använt PMI´s verktyg för att planera sitt äventyr, det är inte ens säkert att han betraktade det som ett projekt. Helt säkert är att det var ett äventyr ”Endeavour”, att han planerat det noga och att han utifrån det han visste minimerat och hanterat identifierade risker. Han hade, helt enkelt, skaffat sig en tillräckligt skön magkänsla för att inleda projektets genomförandefas.

De projekt som genomförs idag har oftast inte samma existentiella förutsättningar men är likväl ett äventyr och ställer samma krav på planering för att lyckas med genomförandet. Idag har vi också en omfattande ”best practise” med väl utprövade verktyg för att få ett lyckat affärsmässigt projekt och bädda för den nyttoeffekt som legat till grund för projektinitiativet.

I det läge vi idag befinner oss i ställs krav på att kunna styra, leda och följa upp projekt på distans. En försvårande omständighet kan tyckas men som med rätt planering, struktur och ledning tvärt om kan ge flera fördelar. Det ger oss möjlighet att samla de bästa kompetenserna som krävs för projektet oavsett var de finns geografiskt. Exempel på det är de projekt som samlar resurser globalt med projektteam i flera olika länder. Många upplever sig också vara mer effektiva och produktiva om de själva får välja tid och plats för sitt arbete.

Nu i corona-tider känns det extra viktigt att ta tillvara distansprojektets styrkor och fördelar. Självklart är denna kunskap värdefull i all ledning på distans där många av verktygen har sin nytta i linjeaktiviteternas behov av styrning, ledning och uppföljning.

  • 1) Två skärmar: att samarbeta på distans är mest effektivt när du alltid kan se de du kommunicerar med. En bildskärm måste ägnas åt ansikten och den andra bildskärmen är er arbetsyta.
  • 2) Inkludering vid workshop och brainstorming: Skapa tid för de som upplever sig som mer introverta, mer juniora eller till minoriteter. En formel att använda för att alla ska känna sig inkluderade, och att viktiga lösningar inte går en förbi, är att skissa ensam i tio minuter. Sedan kan man bryta i par/triader med hjälp av breakout-rum och sedan komma tillbaka till hela gruppen för att dela i en cirkel. Med denna formel har människor hunnit samla sunda tankar och räknat ut vad man vill säga och har tid att lyssna på andra.
  • 3) Väletablerade godkännandekriterier: Projektledaren ska möta och förena intressenternas förväntningar för att med det som grund leda projektet mot mål och överenskommelser. Därför är väletablerade godkännandekriterier en nyckelfaktor för ett lyckat projekt.
  • Anders Öhnell, Konsult Mindset
    Sarah Kekonius, Konsult Mindset

    Mer läsning

    Nyttja fördelarna med att leda projekt på distans

    Affärsekonomi i kristider – så når du en ny, högre nivå!

    En känsla är bara en känsla – men hur hanterar du den?